Tentang WO lagi. Sebelumnya aku sudah pernah tulis kebimbangan serta kedilemaan aku untuk menggunakan WO atau tidak pada saat hari H. Untuk acara di rumah (akad dan adat) aku merasa sudah yakin dengan tim dari Kamaratih dan tante Hesty untuk memandu semua acara adat. Kemudian keluarga sebagai panitia juga saya rasa bisa menghandle segala persiapan acara di rumah. Jadi untuk acara di rumah saya sudah yakin tidak perlu WO. Kalau pakai WO saya pikir hanya akan menuh-menuhin rumahku yang tidak terlalu besar. Hehehe.. kan kapasitas terbatas.. 😉

Namun untuk acara resepsi di Panti Prajurit diriku masih belum tenang. Beberapa pertimbangan telah aku pikirkan. Sampai akhirnya aku sampai pada kesimpulan bahwa rasanya bantuan WO akan sangat diperlukan pada saat resepsi.

Kenapa akhirnya aku memutuskan untuk menggunakan WO, ada beberapa alasan, antaranya adalah :

• Panitia sudah bekerja dari sejak akad nikah di rumah, itu berarti hampir 8 jam stand by. Namanya manusia pasti ada kapasitasnya. Rasa capek pasti ada , belum lagi panitia dan keluarga pasti akan sibuk sendiri (misalnya, sibuk berbusana, make up, sanggulan dll) agar penampilannya prima. Hal ini tidak terelakkan dan pastinya akan membuat perhatiannya terhadap job desk yang harus dilakukan akan berkurang. Saya rasa dengan adanya WO akan sangat membantu untuk mensupport job desk panitia inti.
• WO pada hari H akan mulai bekerja dari 1 bulan sebelum hari H. Mereka akan membantu technical meeting dan membantu untuk menkonfirmasi ulang vendor-vendor yang akan bekerja pada hari H. Dan WO akan mengontak panitia dan keluarga untuk memastikan bahwa mereka sudah mengerti dan memahami job desk mereka pada hari H. Hal ini akan sangat membantu mengurangi ke stressan aku pada saat sebulan menjelang hari H. Kan aku ingin menenangkan jiwa raga, belum lagi perawatan dan ritual pre wed biar pas hari H jadi kinclong.. 😉
• Baru sadar kalau Balai Sudirman Panti Prajurit itu besar sekali. Apalagi tamu yang akan di undang sebanyak 1200 undangan which is 2400 orang approx. Aku pikir WO dapat membantu untuk mengawasi seluruh kegiatan pada saat di resepsi. Dari ujung ke ujung laah.. 🙂
• Dan yang terakhir, aku butuh WO karena aku control freak. Wahahahaha.. 😆 Jadi yaah butuh perpanjangan tangan yang menghandle seluruh acara. Diharapkan WO dapat menjadi perpanjangan tangan dirikyu.. Wekekekeke..

Anyway karena beberapa pertimbangan itu akhirnya aku mulai deh mencari tau WO yang sesuai budget. Ada 2-3 kandidat WO. Sempet ketemu dengan beberapa juga, namun ada aja yang bikin ga sreg. Antara lain karena sempat mendapat review jelek, kemudian berpakaian yang kurang rapih (menurut aku) dan juga jam terbang yang kurang.

Sampai akhirnya aku datang ke kawinan Dona-Rikky dan lihat kalau mereka pakai Kado Istimewa WO. Aku suka banget sama cara kerja mereka. Sigap dan professional namun penampilannya tetap rapih dan menarik. Well tampilan tetep penting menurut aku, karena mereka itu kan salah satu perpanjangan tangan sang pemangku hajat, jadi harus terlihat ok dunk. Yang penting sih rapih.. 🙂 Dan ok nya mereka bisa handle pernikahan dengan kapasitas 1500 undangan. Humm..

Karena tertarik aku mulai menghubungi Kado Istimewa. Dikirimin price list harganya yang ternyata masih amat sangat masuk budget aku dan mas. Kemudian setelah itu janjian untuk ketemuan dengan mbak Elisa dari Kado Istimewa.

Pas ketemuan dengan mbak Elisa, aku sudah merasa klik dan nyambung. Kayanya pas nih buat aku dan mas. Dan nanya2 jam terbang mereka, pokoknya cukup ayem lah. Biasa pegang undangan dengan kapasitas besar dan pernah handle pernikahan yang mengundang RI1 dan RI2. Mas dan aku cukup impress. Akhirnya kita sepakat untuk menggunakan jasa Kado Istimewa WO.

Kata mbak Elisa untuk kapasitas tamu sekitar 2000 undangan akan perlu turun 8 orang personil WO. 8 orang ini akan mempunyai tugas dan tanggung jawab sebagai :

Penanggung Jawab:

• Bertanggung jawab terhadap keseluruhan pelaksanaan acara.
•  Memastikan seluruh pihak melaksanakan tugas dan tanggung jawab dengan baik.
• Memberikan saran, melakukan tindakan yang diperlukan, dan melakukan eskalasi kepada pihak keluarga (contact person), penyelanggara hajat dan kedua mempelai, apabila dalam pelaksanaan acara diperlukan pengambilan keputusan penting.

Seksi Acara:

•  Mempersiapkan detil pelaksanaan acara.
•  Mengingatkan semua pihak yang terlibat agar bersiap diri, sebelum tiap event acara berlangsung.
• Memastikan acara berlangsung tepat waktu dan sesuai dengan kondisi yang berlangsung di lapangan.

Stage Manager:

• Bertugas sebagai pemandu di area entertainment dan pelaminan.
• Membantu pengantin dan orang tua saat pelaksanaan ritual (moment) yang dipandu oleh MC.
• Bekerjasama dengan seksi acara, mc, photographer, dan pengisi acara (entertainment & penari) untuk memastikan setiap moment yang terjadi di area entertainment dan pelaminan terkordinasi dengan baik.
• Membantu mengarahkan pihak fotographer dan videographer untuk mendapat moment yang tepat.

Seksi Keamanan:

• Bekerjasama dengan Satuan Pengamanan, Pihak Kepolisian dan Pengelola Gedung untuk memastikan kondisi ruang pesta aman.
•  Memastikan arus kendaraan tamu saat memasuki pintu gerbang gedung, lobby tempat menurunkan tamu, dan perparkiran terkoordinasi dengan baik.
• Mengamankan hadiah dari para tamu dan melakukan serah terima kepada pihak keluarga yang ditunjuk.
• Memastikan penghulu sampai ke tempat berlangsungnya akad nikah.

Seksi Konsumsi:

• Melakukan review terhadap kesepakatan antara pengantin dengan vendor catering mengenai kecukupan jumlah makanan yang dipesan.
• Melakukan inspeksi sebelum acara dan memastikan jenis yang dipesan serta jumlah yang dikeluarkan sesuai dengan pesanan.
• Mengontrol pengeluaran porsi makanan dan minimuman serta cara pendistribusian kepada para tamu.
• Membungkus makanan yang sisa untuk kemudian didistribusikan kepada pihak keluarga.

Koordinator untuk keluarga:

• Membina komunikasi dengan pihak keluarga agar seluruh acara berlangsung baik dan lancar.

Yah, kurang lebih seperti itu deh. Mbak Elisa akan kirim kontrak kerjanya Selasa depan. Semoga memang jodoh yaa. Jadi aku ga perlu pusing lagi mencari WO untuk hari H. Hihihihi.. Amiiin… Amiin.. 😉